© Your Proud Company
Je privacy is belangrijk voor ons, bekijk hoe in onze privacy-verklaring.
Wie is de klant?
De opdrachtgever is een grote zorginstelling die onder andere thuiszorg levert aan meer dan 10.000 cliënten. Binnen de organisatie van de opdrachtgever heerst een verzuimcultuur en daar wil de opdrachtgever vanaf. Er moet een cultuur ontstaan waarin gewerkt wordt aan het vergroten van inzetbaarheid en verzuimpreventie, die bij iedereen tussen de oren zit.
(Naam delen wij op verzoek van opdrachtgever alleen in gesprekken met andere (potentiële) opdrachtgevers)
Wat is het probleem?
Door de verzuimcultuur is het ziekteverzuim binnen de organisatie hoog, ca. 9% (ruim boven het landelijk gemiddelde in de zorg 6%) en al een aantal jaar aan het stijgen. Het hoge ziekteverzuim brengt een aantal grote problemen met zich mee op het gebied van:
- Personeelsplanning, want bij elke ziekmelding moet voor meerdere cliënten een vervanger worden geregeld
- Kosten, het loon moet worden doorbetaald van de zieke medewerker én haar vervanger terwijl er maar één hulp wordt vergoed door de klant. Cliënten van zieke medewerkers zijn dus verliesgevend tijdens de afwezigheid van hun vaste hulp.
- Organisatie, het beheersen van alle re-integratie activiteiten (gesprekken, bedrijfsarts inzetten, overleg) kost veel tijd en inzet van onder andere leidinggevenden. Dit gaat ten koste van de tijd en aandacht voor de andere medewerkers en de klant.
- Focus verdwijnt, door het (financiële) belang van verzuimbeheersing verschuift de focus van het bereiken van organisatiedoelen (strategie) naar de uitvoering (verzuimbeheersing). Er is sprake van symptoombestrijding en niet van het oplossen van de oorzaak.
“Aan zijn aanpak kun je duidelijk zien dat Martin van Your Proud Company ontzettend veel kennis en ervaring heeft en dit perfect weet te koppelen aan creativiteit en oplossingsgericht denken en dóén!”
– Dirk, regiomanager
Hoe hebben we het aangepakt?
Met onze cultuurscan hebben we inzicht gekregen in 3 factoren die een sterke invloed hebben op de verzuimcultuur van de opdrachtgever.
- Verantwoordelijkheden
- Er zijn geen duidelijke organisatiedoelen geformuleerd met betrekking tot verzuim
- Het is niet duidelijk wie verantwoordelijk zijn voor de doelen rondom ziekteverzuim
- Cijfers zijn niet ondersteunend voor het meten van beleid
- Het verzuimbeleid is niet gekoppeld aan de kernwaarden van de organisatie
- Kernwaarden
- Opdrachtgever heeft heldere kernwaarden geformuleerd
- De kernwaarden zijn nog onvoldoende gekoppeld aan de organisatiedoelen
- De kernwaarden komen nog onvoldoende terug in de dagelijkse praktijk op de werkvloer
- Ongeschreven regels
- Er zijn een aantal ongeschreven regels in de organisatie ontstaan die belemmerend werken
- De ongeschreven regels zijn ontstaan door onduidelijkheid in de verantwoordelijkheden van leidinggevenden en door het “afrekenen” van leidinggevenden.
- Door de ongeschreven regels blijft de verzuimcultuur in stand, ondanks pogingen van het management om dit te veranderen.
De uitkomsten van de cultuurscan hebben tot een nieuwe aanpak geleid:
- Verantwoordelijken krijgen meer ruimte (loslaten van verstikkende regels)
Leidinggevenden krijgen meer ruimte om een aanpak te kiezen die past bij hun stijl van leidinggeven (waarden) en bij het type medewerkers. Adviseurs krijgen de ruimte om hun advies af te stemmen op hun persoonlijke stijl (waarden) en de persoonskenmerken van de geadviseerde. Regels die iedereen over één kam scheren worden geschrapt.
- Verantwoordelijken werken volgens kernwaarden en niet vanuit dwang
Er wordt niet meer gecontroleerd of formulier XYX tijdig is ingevuld maar er wordt een dialoog gevoerd over hoe zaken het best, volgens de kernwaarden van de organisatie kunnen worden aangepakt.
- Cijferoverzichten zijn ondersteunend aan de verantwoordelijken
Cijfers moeten verantwoordelijken inzicht geven in de gevolgen van besluiten. Mensen worden niet verantwoordelijk gemaakt voor cijfers die ze niet kunnen beïnvloeden en worden niet afgerekend op cijfers waar ze geen invloed op hebben.
- Staf werkt ondersteunend en niet controlerend
Stafmedewerkers en adviseurs zijn er om verantwoordelijken te helpen om tot goede besluiten te komen. Ze zijn er niet om regels te bedenken en te controleren of procedures worden gevolgd. Ze zorgen ervoor dat in de organisatie de juiste kennis, vaardigheden en houding aanwezig is.
Wat hebben we bereikt?
De nieuwe aanpak heeft ertoe geleid dat de verzuimcultuur is afgebroken. Er is een nieuwe bedrijfscultuur ontstaan die is gericht op het bereiken van de organisatiedoelen door samen te werken volgens de kernwaarden van de organisatie. Een cultuur waarin eigen initiatief en aanpak gewaardeerd en ondersteund wordt.
De nieuwe aanpak en cultuur hebben geleid tot de volgende meetbare resultaten:
- Een structurele daling van het ziekteverzuim met meer dan 3%
- Minder tijdverspilling aan overleg en administratie
- Meer werkplezier bij de verantwoordelijken
- Minder belemmerende regels en procedures
- Focus op preventie en inzetbaarheid
- Aandacht voor het welzijn van de hulpen
Waarom Your Proud Company
Stijn, HR manager van de opdrachtgever over waarom ze hebben gekozen voor Your Proud Company:
“Wij hebben voor Your Proud Company gekozen vanwege de diepgaande kennis van personeelsbeleid en verzuimbeleid, gekoppeld aan jarenlange ervaring met HR consultancy en verandermanagement.”
Martin Barelds van Your Proud Company over de case:
In deze case is ook weer heel duidelijk naar voren gekomen dat je als organisatie je doelen niet gaat bereiken door het bedenken en opleggen van procedures, regels en formulieren. Mensen werken graag aan doelen als het ze wat oplevert in termen van waarden zoals: meer samenwerking, meer plezier, of meer vrijheid. Of als het negatieve waarden vermijdt zoals: onzekerheid, onveiligheid of sleur. Daarom hebben we er ook bij deze opdrachtgever voor gekozen te focussen op het bereiken van de organisatiedoelen door te werken volgens de kernwaarden van de organisatie.
Ook bij deze opdrachtgever heeft dit geleid tot een gezonde bedrijfscultuur. Dit heeft de klant al veel opgeleverd en dat zal het de komende tijd ook blijven doen. Investeren in je bedrijfscultuur is een lange termijn investering die heel veel oplevert voor je organisatie.
Ook met jouw organisatie inzetten op een gezonde bedrijfscultuur?
Wil jij ook af van je verzuimcultuur of andere (cultuur)problemen in je organisatie oplossen? Ga dan voor een gezonde bedrijfscultuur. In een cultuurgesprek bespreken we wat een gezonde bedrijfscultuur voor jouw bedrijf betekent en bespreken we het stappenplan om voor jouw bedrijf een gezonde bedrijfscultuur te realiseren. Plan nu een vrijblijvend cultuurgesprek!