5 redenen waarom je ziekteverzuim door het dak gaat
- Geen inzicht in en achter de cijfers
- Geen aandacht voor psychosociale werkomstandigheden (preventie)
- Geen heldere doelstellingen
- Onvoldoende kennis, vaardigheid en support
- Verzuimbeleid gebaseerd op wantrouwen
De aanpak van ziekteverzuim staat bij veel werkgevers hoog op de agenda. Logisch en terecht, want een hoog ziekteverzuim heeft niet alleen een negatieve invloed op de winst, maar ook bijvoorbeeld op de voortgang van werkzaamheden, planning, samenwerking en sfeer. Het werk van de verzuimende medewerkers moet immers opgevangen worden door collega’s.
Administratieve last voor HR
Daarnaast levert de wetgeving rondom ziekteverzuim bij een hoog ziekteverzuim een grote administratieve last op voor de HR-afdeling en daarbij liggen loonsancties van het UWV op de loer. Als een dossier niet op orde is kan het UWV je verplichten een jaar langer het loon door te betalen.
Verzuimbeheersing voorkomt 12 jaar loonkosten betalen
Een goede beheersing van ziekteverzuim kan voorkomen dat een werkgever 12 jaar lang de kosten van een zieke medewerker moet betalen. Maar hoe doe je dat dan, verzuim beheersen? Daarvoor moet je eerst weten hoe een hoog ziekteverzuim ontstaat, hieronder geven we je daarom 5 redenen die leiden tot een hoog ziekteverzuim.
1. Geen inzicht in en achter de cijfers
Als je het verzuimpercentage van je organisatie wil beïnvloeden moet je weten hoe het is opgebouwd. Daar kom je achter door vragen te stellen over het ziekteverzuim. Zoals, zijn de meeste ziekmeldingen bijvoorbeeld kort of lang? Is er een zware griepgolf geweest? Zijn de meeste klachten fysiek of psychisch? Zijn er doelgroepen of functies (bijvoorbeeld tijdelijk vs vast dienstverband) die meer of minder verzuimen? Hoe is het verzuim verdeeld over de verschillende leeftijdscategorieën?
Wat zijn de onderliggende patronen?
De vragen die je kunt stellen zijn eindeloos (uiteraard binnen de kaders van privacyregels), waar het echter om gaat is dat je patronen herkent. Zijn er bijvoorbeeld veel ouderen met slijtageklachten? Of is het verzuim in de nachtdienst aanzienlijk hoger? Of is het frequent verzuim onder jongeren aanzienlijk hoger?
Effectieve aanpak met gerichte interventies
Door gericht de cijfers te analyseren krijg je inzicht in de onderliggende patronen die het hoge verzuim veroorzaken. Op deze patronen kan je gerichte interventies inzetten en daarvan kan je de resultaten ook weer meten. Zo weet je of je aanpak effectief is en invloed heeft op de hoogte van het verzuimpercentage.
Geen inzicht is geen gericht verzuimbeleid
Als je geen inzicht hebt in de ziekteverzuimcijfers en hun onderliggende patronen dan kan je geen gericht verzuimbeleid voeren. Je bent dan eigenlijk met hagel aan het schieten en dan is het maar hopen dat je iets raakt. De kans dat je niks raakt is echter ook groot en dat is zonde van de tijd, het geld en de energie die je erin steekt.
>> Lees ook: 3 signalen dat je een verzuimcultuur hebt in je organisatie
2. Geen aandacht voor psychosociale werkomstandigheden (preventie)
Psychosociale werkomstandigheden zijn de factoren die bepalen of er op en in het werk sprake is van:
- voldoening;
- verbinding;
- bijdragen;
- (sociale) waardering;
- erkenning.
Psychosociale behoeften bepalen werkplezier
Hoe meer bovenstaande psychosociale behoeften worden ingevuld in het werk, hoe meer werkplezier een medewerker zal ervaren. Wanneer door het werk weinig psychosociale behoeften worden ingevuld is er sprake van slechte psychosociale werkomstandigheden. Het werk geeft dan geen voldoening en medewerkers ervaren werkdruk en stress, waardoor de motivatie verminderd. Burn-out en Verzuim liggen dan al snel op de loer.
Optimale psychosociale werkomstandigheden voorkomen hoog ziekteverzuim
De beste manier om een hoog ziekteverzuim te voorkomen (preventie) is het creëren van optimale psychosociale werkomstandigheden. Door ervoor te zorgen dat medewerkers dagelijks bovenstaande psychosociale behoeften ervaren in het werk ontstaat een gezonde bedrijfscultuur, een cultuur waarin aandacht voor werkomstandigheden en de psychosociale behoeften van medewerkers de normaalste zaak van de wereld is. Zo’n bedrijfscultuur maakt dat je een aantrekkelijke werkgever wordt waar het zo leuk is, dat medewerkers zich nooit meer onnodig ziek zullen melden.
3. Geen heldere en meetbare doelstellingen
Vaak wordt een verzuimbeleid opgesteld omdat “we moeten voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter” of om “duidelijke regels en procedures vast te leggen over het omgaan met ziekmelding”. Hoewel dit belangrijke onderdelen zijn van een verzuimbeleid helpen ze niet direct mee om het verzuim te verlagen, ze zijn immers alleen gericht op wat er gebeurt ná de ziekmelding. Als je het verzuim wil beïnvloeden moet je je richten op wat er gebeurt vóór de ziekmelding.
Je kan dus beter doelstellingen formuleren op onderwerpen die meetbaar zijn en direct van invloed op het ziekteverzuim zoals:
- Fysieke belasting van functies
- Psychosociale werkomstandigheden
- Leefstijl
- Werkdruk
- Veiligheid
Inzicht leidt tot heldere en meetbare doelen
Door deze onderwerpen te analyseren en vervolgens gericht aan te pakken kan je het verzuim aantoonbaar beïnvloeden. Als je goed inzicht hebt in de cijfers en de achterliggende patronen dan kan je zichtbaar maken welke invloed het verbeteren van bijvoorbeeld psychosociale werkomstandigheden heeft op het psychisch verzuim. Voordat je heldere en meetbare doelen kunt gaan stellen heb je dus eerst inzicht nodig.
4. Onvoldoende kennis, vaardigheid en support
Het voeren van effectieve verzuimgesprekken is een vaardigheid die je niet zomaar beheerst. Daar is kennis en ervaring voor nodig. Door strenge privacywetgeving mag je immers bijna niets vragen, maar toch wordt je geacht signalen op te pikken van medewerkers die niet lekker in hun vel zitten, door werk of privéomstandigheden. Achter deze signalen kan een belangrijke hulpvraag schuilgaan zoals bijvoorbeeld schuldenproblematiek, ernstige ziekte in het gezin, of onvrede op het werk. Door als werkgever tijdig signalen te herkennen en op de hulpvraag in te spelen kan een ziekmelding vaak worden voorkomen.
Te weinig support voor leidinggevende leidt tot onbeantwoorde hulpvraag medewerker
Veel werkgevers trainen hun leidinggevenden echter niet in het herkennen en bespreekbaar maken van deze signalen. Vaak is er in de organisatie ook geen sparringpartner aanwezig de leidinggeven coacht en ondersteunt in deze taken, waardoor veel signalen worden gemist. De hulpvraag blijft daardoor onbeantwoord waardoor de betrokken medewerker zich vaak alsnog ziekmeldt.
Focus op de situatie vóór de ziekmelding
Ook hier is het van belang om je te focussen op de situatie vóór de ziekmelding, door tijdig signalen op te pikken en medewerkers te ondersteunen. Dat doe je door leidinggevenden te trainen in het voeren van gesprekken en door ze ondersteuning te bieden van professionals die ervaren zijn in het herkennen van signalen die op een mogelijke toekomstige ziekmelding wijzen.
5. Verzuimbeleid gebaseerd op wantrouwen
Nog te vaak worden medewerkers naar de bedrijfsarts “gestuurd” met de verwachting dat de bedrijfsarts ze wel weer even aan het werk “stuurt”. De leidinggevende vermoedt dan dat iemand zich onterecht ziekmeldt maar maakt dit niet bespreekbaar met de betrokken medewerker. Meestal leidt dit wantrouwen tot een conflict en uiteindelijk tot het eind van het dienstverband, vaak met hoge beëindigingskosten voor de werkgever en flinke mentale schade voor de werknemer.
Wantrouwen leidt tot ongezonde bedrijfscultuur
Dit komt vaak voor in organisaties waar een cultuur van wantrouwen heerst, waar werkgever en medewerker niet open en eerlijk naar elkaar zijn en waar niet gezamenlijk aan preventie en re-integratie wordt gewerkt. In een cultuur van wantrouwen is sprake van slechte psychosociale werkomstandigheden, daardoor is de bedrijfscultuur ongezond en dat leidt tot een hoog ziekteverzuim. Door continu te werken aan het verbeteren van het vertrouwen
Organisatie verzuimdiagnose
Snel inzicht krijgen in de oorzaken van een hoog verzuim doe je door de verzuimcijfers en de organisatie te analyseren. Zo kun je al gauw aan de slag met gerichte interventies en het creëren van een gezonde bedrijfscultuur waardoor je verzuim en de bijbehorende kosten dalen tot het minimum. Your Proud Company kan je helpen met deze analyse en de juiste organisatie diagnose te stellen.
Verzuim is een Symptoom van een ongezonde bedrijfscultuur
Een hoog ziekteverzuim is vrijwel altijd een symptoom dat verschijnt omdat er iets aan de hand is in de organisatie, met de bedrijfscultuur. Vergelijk het met het olieverbruik van een auto. Elke auto met een benzinemotor verbruikt olie, dat is normaal en om de zoveel duizend kilometer moet je de olie weer bijvullen. Als je echter elke week, of om de honderd kilometer olie moet bijvullen dan is er iets aan de hand. Het hoge olieverbruik is dan een symptoom en de onderliggende oorzaak zit ergens in de auto. Dit kan een geestelijk oorzaak zijn (de auto wordt door de bestuurder verkeerd bestuurd) of een fysieke (er zijn onderdelen kapot of versleten). Los de onderliggende oorzaak op en het olieverbruik zal weer terug keren naar normaal. Zo is het met hoog of stijgend ziekteverzuim ook, het is een symptoom dat er iets aan de hand is in de organisatie, met de bedrijfscultuur. Los de oorzaak op en het ziekteverzuim zal weer terugkeren naar normaal.
>> Check hier hoe je bedrijfscultuur kunt veranderen met behulp van de Company Culture Tree
Zelf aan de slag met ziekteverzuim?
Wil je direct tips ontvangen voor verzuimpreventie? Download dan ons E-book met 25 Tips voor Verzuimpreventie.
